Cualquiera vende 1 dolar en 85 cent.

Hace tiempo no posteaba porque el blog lo inicie con la intención de relatar la vida de un proyecto y resultó que el proyecto estuvo por un tiempo en animación suspendida, pero ya ha salido del coma. Resulta que cuando un directivo del cliente vio lo que iba costarles la solución comenzó a cuestionar el proyecto con el argumento de que era mucho dinero, alarmó a algunos directivos y detuvieron el proyecto para ver si valía la pena hacerlo, como alternativa a un gerente comercial de nuestra empresa se le ocurrió bajar el precio así nomás, con tal de vender el proyecto, pero le dije que cualquier… persona, puede vender un dólar en 85 centavos y que esa no era la solución, por lo que tuve que acelerar el análisis del retorno de inversión del proyecto para convencerlos de que más que un gasto era una oportunidad estratégica para ellos.




El directivo opositor era de los clásicos administradores que piensan que una buena administración es la que gasta lo menos posible, por lo que al presentar las oportunidades de negocio que la solución que planteamos les da, el patrocinador, con mucho sentido común, adoptó nuestros argumentos al ser evidente que el costo valía la pena por las oportunidades de negocio que representaba, con lo que demostramos ante el cliente (una vez más) que la mejor administración es la que busca cómo invertir para hacer crecer el negocio y no la que se preocupa por gastar lo menos posible. La frase con la que nos ganamos al patrocinador fue “El proyecto es una inversión de negocio, no un gasto administrativo”, este argumento sustentado por supuesto en cifras reales, lo convencieron de continuar con el proyecto.

Moraleja…

Dinero, siempre es el dinero… En todo proyecto el costo es un asunto importante y un argumento de los clientes para buscar una rebaja, la actitud más común y conformista es bajar el precio hasta que el cliente está de acuerdo, pero esto afecta la rentabilidad del proyecto y se convierte en un recurso del cliente para bajar los precios, un planteamiento que funciona con la mayor parte de las personas con sentido común es dejar de ver los proyectos como gasto y plantearlos como inversión, la frase “El proyecto es una inversión de negocio, no un gasto administrativo”, salvó al proyecto y ya es una de mis clásicas para proyectos futuros.

Documentar los Proyectos. El Alzheimer de Proyectos

¿Alguna de estas frases te es familiar?

“Hace tres meses les dije que necesitábamos X”
“¿Cómo fue posible que nadie se acordara de ese requisito?”
“No, nunca quedamos en que esa era mi responsabilidad”



Si alguna vez has sentido que tu cabeza y/o la de alguien próximo (arriba, abajo o a un lado) corren peligro por alguna de estas frases, es que en ese proyecto no se documentó lo suficiente.

Hace poco en una reunión de un proyecto con tres (si, 3) meses de retraso, escuché: “Ese coordinador de procesos de negocio ya lo había propuesto hace cuatro meses, pero nadie lo consideró importante y luego ni se acordaron de la propuesta”. Cuando llegó el momento de cortar cabezas, también le tocó a la persona que había hecho esa propuesta, a pesar de ser una persona muy competente tuvo que pagar los platos rotos y la ineptitud de sus colegas, porque no tuvo ninguna evidencia a la hora de deslindar responsabilidades.



Documentar es una de las actividades invaluables de un buen proyecto, y por documentar me refiero a plasmar toda la información posible en diagramas y/o documentos, sí, toda la información posible.

¿Qué debemos documentar?, absolutamente todo lo posible y/o importante; reuniones con minutas, procesos de negocio con diagramas, la visión del proyecto en un documento, los riesgos, el plan de control de calidad, etc. Para tener una lista más completa podemos consultar el viejo e invaluable PMBOK.

Vamos aclarando, el objetivo de documentar no es tener centenares de documentos con una prosa impecable o decenas de diagramas estéticamente perfectos, es bueno documentar siempre y cuando nos genere algún valor agregado, y esto puede ser por alguna de las siguientes razones:

- Comprender el dominio o negocio
- Evitar omisiones
- No depender de las personas
- Concertar acuerdos
- Registrar compromisos adquiridos

En los proyectos de alto riesgo es aún mucho más importante documentar, porque cuando algo falla catastróficamente y llega la hora de repartir culpas, crucificar responsables y rebanar cabezas (en suma: deslindar responsabilidades), las minutas son una excelente herramienta para descubrir mentiras e ineptos.

Moraleja…

No documentar en un proyecto, es como enrolar sólo a personas con Alzheimer, tal vez recuerden varias cosas de todos los acuerdos, procesos, hitos, reuniones, etc. Pero hay toneladas de información y decisiones que quedarán en el olvido por un momento y las recordaremos justo cuando hagan más daño (remember Murphy).

Así que no lo olviden: Más vale documentar que lamentar.

Pareto de Potenciales Contaminantes?

Esta vez, y debido a la Reunión de las Cumbres que se está realizando en mi pais (Perú), se está hablando mucho sobre el gran impacto ambiental que se está sufriendo en el mundo. Veo entonces una técnica, algo evidente, que se puede utilizar para seleccionar los principales factores (paises o industrias) productoras del mayor volumen de contaminación en el mundo.
Y esto para que?. Pues para determinar justamente, a que se debe atacar primeramente. Es decir. Si aplicamos Pareto al índice de contaminación por paises o industrias, podemos determinar el primer porcentaje a la cual debe ir dirigida nuestra atención en el cambio.
Resulta simple y algo obvio el resultado de esta técnica, pero es un pequeñísimo ejemplo de lo que se puede aplicar para determinar que problemas atacar.
A esto se puede extender un diagrama de Ishikawa que nos ayudaría a determinar las causas mas probables por los que estos "implicados", han llegado a causar este problema mundial.
Es algo muy didáctico pero puede servir para explicar el uso de técnicas tan simples como pareto e ishikawa.
Hasta pronto

FACTORES AMBIENTALES DENTRO DE PROYECTOS

Cuando trabajaba en una compañía pequeña en la que la mayoría de las cosas eran predecibles, para mi no tenía mucho sentido el "distraer" tiempo del proyecto en pensar qué factores ambientales de la empresa podían afectar a mi proyecto.Cuando hablo de factores ambientales de la empresa, me estoy refiriendo a aquello que el PMBOK(1) describe en la página 83. Cito textualmente al PMBOK en su "definición" (para aquellos que no cuenten con una copia del PMBOK): "...se deben tener en cuenta todos y cada uno de los factores ambientales de la empresa y de los sistemas de la organización que estuvieran relacionados con el éxito del proyecto o pudieran influir sobre él de alguna manera."En la compañía en la que trabajo actualmente iniciamos un proyecto de desarrollo de software en el que el equipo inicial lo conformábamos un Solution Architect, dos Technical Architects, ocho Developers, dos QA Testers y su servidor como Project Manager (PM). Yo a mi vez reportaba los progresos de ese proyecto a un Program Manager (PgmM) dado que mi proyecto era parte de un esfuerzo mayor en la migración de nuestro sistema de e-Learning.El equipo de proyecto se encontraba distribuido en tres países: México, USA e India, en este último país tenía 3 de los desarrolladores.Por algunos motivos que describiré en futuros posts dado que me han dejado grandes lecciones aprendidas, el proyecto empezó a acercarse a su fecha de entrega y, como sucede con frecuencia, los entregables no se acercaban a estar 100% terminados. La presión por parte de los directivos de USA era grande dado que el cliente a su vez los presionaba a ellos. Finalmente se estableció una fecha de entrega para que el usuario entrara a ver el producto terminado el Lunes 4 de febrero de 2008. La semana anterior todo el equipo estuvo trabajando a marchas forzadas, cuando de pronto el sub-equipo de India dejó de reportar sus avances. Inmediatamente noté la ausencia de su reporte porque dada la distancia geográfica que separa a la India de nuestro país y dado que las fechas eran muy agresivas, yo había implementado un reporte diario de avance con nuestros compañeros de aquel país. Esa noche me conecté cerca de las 2:00am CST (tiempo del centro) (1:30pm IST (tiempo de India)) para ver si podía localizar a los compañeros de allá y justo eso hice. Fue cuando me explicaron lo que había sucedido y que después confirmé en un comunicado de Yahoo! News: El viernes 1o de febrero, un barco en el mar mediterráneo ancló tras verse amenazado por el clima y cortó uno de los cables que comunican por Internet al Medio Este con Europa afectando gran parte del ancho de banda de la India y otros países.En esta ocasión, más que dar Lecciones APrendidas ya digeridas, quiero compartir qué fue lo que hicimos para afrontar este problema y permitirles obtener sus propias Lecciones APrendidas (si las quieren compartir conmigo se los voy a agradecer mucho).
1. Comuniqué inmediatamente al PgmM y a los directivos de la compañía para que manejaran las expectativas con el cliente.2. La mejor comunicación para el pueblo Indio se daba a media noche nuestra, y dado que unicamente podían comunicarse por email, al mas puro estilo de aquel granjero que se corta el dedo cuando le muerde una serpiente antes de que el veneno recorra todo su cuerpo, solicité a los recursos de India que enviaran por email su código fuente para terminarlo con los recursos de occidente. Como el granjero, cortamos miembros que desde luego nos serían útiles mas tarde, pero también cortamos un potencial problema mayor en ese momento, de otra forma, si hubiera permitido que "el veneno" se esparciera por todo el proyecto hubieramos sufrido una inminente muerte.3. Uno de los arquitectos técnicos, quien me apoyaba manejando gran parte de las comunicaciones con el equipo de India y quien resolviera las dudas y problemas que a ese sub-equipo le surgían, fue asignado a concretar lo que los compañeros Indios dejaron inconcluso, así cerré la brecha de conocimiento que suponía el reasignar recursos del proyecto.4. El proyecto ya estaba en problemas y con tres recursos menos y fechas agresivas, opté por dejar que el desarrollo continuara únicamente con recursos occidentales (USA y México). Posteriormente los colegas Indios nos apoyaron en algunas tareas de menor impacto mismas que hicieron muy bien.5. Aunque ya contaba con un Risk Register, incluí dentro del mismo todo riesgo potencial para el proyecto y desarrollé planes de mitigación para aquellos con mayor probabilidad de ocurrir y mayor impacto.Aunque todo este asunto parece (y de hecho es) un asunto de manejo de riesgos, quiero comentar que muchas veces pasamos por alto los factores ambientales que envuelven al proyecto o a la compañía y muchos de estos factores pueden presentar problemas. En la página 83 del PMBOK(1) se describen algunos de los factores ambientales que existen, en este caso nos vimos afectados en la infraestructura que rodea a la compañía.Comparte conmigo y los demás lectores tus Lecciones APrendidas sobre este issue que ocurrió: ¿qué hubieras hecho en mi lugar? De la misma forma te invito a enviar cualquier comentario o experiencia que consideres de interés general para poder crecer más en nuestro conocimiento de Administración de Proyectos.(1) PMBOK 3ª Ed. Español Pág. 83
Publicado por Fernando Valdez B, PMP

Libro: Regla #1

TITULO: La Regla #1
SUBTITULO: The simple strategy for successful investing in only 15 minutes a week! (La estrategia más simple para la inversión exitosa en sólo 15 minutos por semana)
Autor: Phil Town
Editorial: Three Rivers Press
Año de Publicación: 2006.
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Es un libro básico para aprender a hacer análisis fundamental de una empresa, es decir saber si la empresa es buena y anda bien económicamente.
Es un libro muy interesante que es capaz de enseñar a una persona que no sabe nada de bolsa a obtener ganancias aseguradas todos los años (15% o más). El autor nos cuenta como de ser un don nadie se ha convertido en millonario. Su secreto: saber elegir compañías adecuadas en el momento perfecto para invertir. Esto que parece ser tan fácil no lo es, y es el mismo principio que sigue uno de los más famosos inversores del mundo: Warren Buffet. Este es uno de los principales problemas a los que se enfrenta un inversor cada día. Estudiar empresas que cotizan en bolsa para saber si en el futuro seguirán dando beneficios que nos repercutirán a nosotros como inversores. Básicamente el estudio de los resultados pasados de una empresa para intentar suponer el futuro, es lo que hacen los que se dedican al análisis fundamental.
El libro nos enseña a realizar análisis fundamentales simplificados de empresas que cotizan en bolsa, para ello recurre a muchas herramientas gratuitas disponibles por internet. Nos enseña de forma práctica como leer los informes de empresas, a como evaluar esas empresas y obtener la aguja del pajar. Aparte nos enseña a detectar el momento óptimo de entrada salida en bolsa (compra/venta). Para ello también explica varias herramientas gráficas (Análisis técnico) de forma práctica.