Cualquiera vende 1 dolar en 85 cent.

Hace tiempo no posteaba porque el blog lo inicie con la intención de relatar la vida de un proyecto y resultó que el proyecto estuvo por un tiempo en animación suspendida, pero ya ha salido del coma. Resulta que cuando un directivo del cliente vio lo que iba costarles la solución comenzó a cuestionar el proyecto con el argumento de que era mucho dinero, alarmó a algunos directivos y detuvieron el proyecto para ver si valía la pena hacerlo, como alternativa a un gerente comercial de nuestra empresa se le ocurrió bajar el precio así nomás, con tal de vender el proyecto, pero le dije que cualquier… persona, puede vender un dólar en 85 centavos y que esa no era la solución, por lo que tuve que acelerar el análisis del retorno de inversión del proyecto para convencerlos de que más que un gasto era una oportunidad estratégica para ellos.




El directivo opositor era de los clásicos administradores que piensan que una buena administración es la que gasta lo menos posible, por lo que al presentar las oportunidades de negocio que la solución que planteamos les da, el patrocinador, con mucho sentido común, adoptó nuestros argumentos al ser evidente que el costo valía la pena por las oportunidades de negocio que representaba, con lo que demostramos ante el cliente (una vez más) que la mejor administración es la que busca cómo invertir para hacer crecer el negocio y no la que se preocupa por gastar lo menos posible. La frase con la que nos ganamos al patrocinador fue “El proyecto es una inversión de negocio, no un gasto administrativo”, este argumento sustentado por supuesto en cifras reales, lo convencieron de continuar con el proyecto.

Moraleja…

Dinero, siempre es el dinero… En todo proyecto el costo es un asunto importante y un argumento de los clientes para buscar una rebaja, la actitud más común y conformista es bajar el precio hasta que el cliente está de acuerdo, pero esto afecta la rentabilidad del proyecto y se convierte en un recurso del cliente para bajar los precios, un planteamiento que funciona con la mayor parte de las personas con sentido común es dejar de ver los proyectos como gasto y plantearlos como inversión, la frase “El proyecto es una inversión de negocio, no un gasto administrativo”, salvó al proyecto y ya es una de mis clásicas para proyectos futuros.

Documentar los Proyectos. El Alzheimer de Proyectos

¿Alguna de estas frases te es familiar?

“Hace tres meses les dije que necesitábamos X”
“¿Cómo fue posible que nadie se acordara de ese requisito?”
“No, nunca quedamos en que esa era mi responsabilidad”



Si alguna vez has sentido que tu cabeza y/o la de alguien próximo (arriba, abajo o a un lado) corren peligro por alguna de estas frases, es que en ese proyecto no se documentó lo suficiente.

Hace poco en una reunión de un proyecto con tres (si, 3) meses de retraso, escuché: “Ese coordinador de procesos de negocio ya lo había propuesto hace cuatro meses, pero nadie lo consideró importante y luego ni se acordaron de la propuesta”. Cuando llegó el momento de cortar cabezas, también le tocó a la persona que había hecho esa propuesta, a pesar de ser una persona muy competente tuvo que pagar los platos rotos y la ineptitud de sus colegas, porque no tuvo ninguna evidencia a la hora de deslindar responsabilidades.



Documentar es una de las actividades invaluables de un buen proyecto, y por documentar me refiero a plasmar toda la información posible en diagramas y/o documentos, sí, toda la información posible.

¿Qué debemos documentar?, absolutamente todo lo posible y/o importante; reuniones con minutas, procesos de negocio con diagramas, la visión del proyecto en un documento, los riesgos, el plan de control de calidad, etc. Para tener una lista más completa podemos consultar el viejo e invaluable PMBOK.

Vamos aclarando, el objetivo de documentar no es tener centenares de documentos con una prosa impecable o decenas de diagramas estéticamente perfectos, es bueno documentar siempre y cuando nos genere algún valor agregado, y esto puede ser por alguna de las siguientes razones:

- Comprender el dominio o negocio
- Evitar omisiones
- No depender de las personas
- Concertar acuerdos
- Registrar compromisos adquiridos

En los proyectos de alto riesgo es aún mucho más importante documentar, porque cuando algo falla catastróficamente y llega la hora de repartir culpas, crucificar responsables y rebanar cabezas (en suma: deslindar responsabilidades), las minutas son una excelente herramienta para descubrir mentiras e ineptos.

Moraleja…

No documentar en un proyecto, es como enrolar sólo a personas con Alzheimer, tal vez recuerden varias cosas de todos los acuerdos, procesos, hitos, reuniones, etc. Pero hay toneladas de información y decisiones que quedarán en el olvido por un momento y las recordaremos justo cuando hagan más daño (remember Murphy).

Así que no lo olviden: Más vale documentar que lamentar.